Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

Pictures by Sun hecht waarde aan de privacy van klanten, websitebezoekers en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Pictures by Sun verzamelt, waarom deze gegevens worden verwerkt en hoe hiermee wordt omgegaan.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Pictures by Sun is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Pictures by Sun
E-mail: info@picturesbysun.nl
Website: www.picturesbysun.nl
KvK-nummer: 42142938
BTW-nummer: NL005530476B78

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Pictures by Sun kan onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens, indien noodzakelijk
• Bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens
• Factuurgegevens
• Gegevens die worden ingevuld via een contact- of offerteformulier
• Informatie die nodig is voor het voorbereiden en uitvoeren van een fotografieopdracht
• Correspondentie via e-mail, telefoon, sociale media of andere communicatiekanalen
• Foto- en videomateriaal dat tijdens een opdracht wordt gemaakt
• Technische gegevens over het gebruik van de website, indien hiervoor cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt

3. Waarom worden persoonsgegevens verwerkt?

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en aanvragen
• Het opstellen en versturen van offertes
• Het plannen en uitvoeren van fotografieopdrachten
• Communicatie voor, tijdens en na een opdracht
• Het leveren van foto’s en ander beeldmateriaal
• Het versturen en verwerken van facturen
• Het uitvoeren van de financiële administratie
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen
• Het verbeteren en beveiligen van de website en dienstverlening
• Marketingdoeleinden, wanneer hiervoor toestemming is gegeven of wanneer hiervoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat

Pictures by Sun verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer hiervoor een geldige grondslag bestaat volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bijvoorbeeld omdat de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst, vanwege een wettelijke verplichting, op basis van een gerechtvaardigd belang of omdat toestemming is gegeven.

4. Foto- en videomateriaal

Tijdens fotografieopdrachten maakt Pictures by Sun beeldmateriaal waarop personen herkenbaar kunnen zijn. Dit beeldmateriaal wordt verwerkt voor het uitvoeren en leveren van de afgesproken opdracht.

Het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal voor andere doeleinden, zoals portfolio, website, sociale media, advertenties of andere promotionele uitingen, gebeurt alleen wanneer Pictures by Sun hiervoor over een passende wettelijke grondslag beschikt. Wanneer toestemming de grondslag is, kan deze toestemming worden ingetrokken voor toekomstig gebruik.

Afspraken over het gebruik van foto’s kunnen daarnaast worden vastgelegd in de overeenkomst met de klant.

5. Online galerijen

Foto’s kunnen via een beveiligde online galerij aan klanten worden geleverd. Hiervoor kan Pictures by Sun gebruikmaken van een externe dienstverlener.

Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen gegevens zoals naam, e-mailadres en het geleverde beeldmateriaal door deze dienstverlener worden verwerkt. Waar nodig worden afspraken gemaakt met partijen die namens Pictures by Sun persoonsgegevens verwerken.

Klanten wordt geadviseerd eventuele wachtwoorden of pincodes van persoonlijke galerijen niet met onbevoegde personen te delen.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Pictures by Sun verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Boekhoud- en administratiesoftware
• Website- en hostingproviders
• Online galerij- en fotoleveringsdiensten
• E-mailproviders
• Betaalproviders
• Cloudopslag
• Andere professionele dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Pictures by Sun verwerkt, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over de bescherming daarvan.

7. Bewaartermijnen

Pictures by Sun bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Administratieve en fiscale gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Foto’s, projectbestanden en geleverde bestanden kunnen langer worden bewaard als onderdeel van het zakelijke archief en als service richting klanten. Hieraan kunnen echter geen rechten worden ontleend met betrekking tot permanente opslag, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

8. Beveiliging

Pictures by Sun neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.

9. Cookies

De website van Pictures by Sun kan gebruikmaken van functionele, analytische en/of marketingcookies.

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten functioneren. Voor cookies waarvoor volgens de geldende wetgeving toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd.

Meer informatie over het gebruik van cookies kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of cookie-instellingen op de website.

10. Rechten

Onder de AVG bestaan verschillende rechten met betrekking tot persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kan iemand onder andere verzoeken om:

• Inzage in persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste persoonsgegevens
• Verwijdering van persoonsgegevens
• Beperking van de verwerking
• Overdracht van persoonsgegevens
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen
• Intrekking van eerder gegeven toestemming

Een verzoek kan worden ingediend via info@picturesbysun.nl.

Om er zeker van te zijn dat een verzoek door de juiste persoon wordt gedaan, kan Pictures by Sun vragen om aanvullende informatie ter verificatie van de identiteit. Daarbij wordt niet om meer informatie gevraagd dan noodzakelijk is.

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Minderjarigen

Pictures by Sun heeft niet de intentie om via de website bewust persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen zonder toestemming wanneer die toestemming wettelijk vereist is.

Bij fotografieopdrachten waarbij minderjarigen betrokken zijn, kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt met een ouder, voogd of andere wettelijk vertegenwoordiger.

12. Wijzigingen

Pictures by Sun behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen wanneer de dienstverlening, website of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar via de website van Pictures by Sun.

13. Contact

Voor vragen over privacy, persoonsgegevens of deze privacyverklaring kan contact worden opgenomen via:

Pictures by Sun
E-mail: info@picturesbysun.nl
Website: www.picturesbysun.nl